Doküman yönetiminin önemine dair veriler

Profesyonel yaşamın her alanında dokuman yönetimi önem arz ediyor. Ancak bazı rakamlar konunun öneminin yeterince anlaşılamadığını ortaya koyuyor.

 

Günümüzde oldukça yoğun olarak kullanılan Bilgi ve Belge Yönetimi / Elektronik Dokuman Yönetimi ile ilgili olarak ortaya konan bazı rakamlar olması gerekenin ne kadar gerisinde kaldığımızı gösteriyor.

Evrak ile ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin %40-%60’ına, işçilik maliyetlerinin %20-%45’ine ve kurumsal cironun %12-%15’ine malolmaktadır.

Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5’i, kaybolmakta, %3‘üne ise yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.

Bir ofis çalışanı, evraklar ile ilgili harcadığı vaktin %50’sini aramaya ve bulmaya, %5-%15’ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.

Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir evrakın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir evrakın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$‘dır.

Sadece ABD’de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır.

Sadece ABD’de 4 trilyon dokümanın bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dokümanın ise hayatı boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır.

Türkiye’de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.

Özgür Benli – Avea Bilgi ve Belge Yönetim Uzmanı / Sistem Yöneticisi